Cada década nos preguntan, “¿Por qué no usan la información que el gobierno ya tiene sobre mí para el censo? ¿Por qué me preguntan de nuevo?”

De alguna manera, la usamos. Habitualmente, trabajamos con información de otras agencias gubernamentales para hacer que nuestras estadísticas sean más precisas. Por ejemplo, hemos usado la información de agencias gubernamentales federales, estatales y locales durante décadas para mejorar nuestra lista de direcciones del censo y para crear estimaciones de población.

Para el Censo del 2020, aceptamos el desafío del público y del Congreso de usar los registros existentes aún más para simplificar las operaciones del censo, reducir las molestias para las personas que responden y ahorrar dinero de los contribuyentes.

A estos registros existentes comúnmente se los llaman “registros administrativos” porque se crean cuando una agencia “administra” (gestiona) o hace su trabajo. Por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) tiene información sobre quién vive en una dirección porque las personas comparten esa información en sus declaraciones de impuestos.

Algunos ejemplos de cómo usamos los registros administrativos para el Censo del 2020 incluyen:

• Para mejorar nuestra lista de direcciones.
• Para validar el trabajo de los censistas como parte de nuestros controles de calidad.
• Para confirmar direcciones desocupadas o inexistentes.

Sin embargo, lo más notable es que, por primera vez, usamos los registros administrativos para contar a las personas que de otra manera no hubieran respondido.

Hicimos un gran esfuerzo para obtener una respuesta directamente de los hogares. Cuando no recibimos una, los registros administrativos nos permitieron contar a las personas con la información que ellas ya le habían proporcionado al gobierno.

Hicimos un gran esfuerzo para alentar a las personas a que respondan por internet, por teléfono o por correo. Si un hogar no respondió, un censista hizo una visita para tratar de recopilar su información en persona durante la operación de Seguimiento por Falta de Respuesta (NRFU, por sus siglas en inglés).

Si un hogar no respondió después de que un censista hiciera una visita, verificamos si otros registros de alta calidad podrían proporcionar un conteo de las personas que vivían en la dirección junto con sus características demográficas. O, si un hogar respondió por su cuenta, pero no respondió todas las preguntas, verificamos si los registros administrativos podrían proporcionar la información que faltaba.

Por ejemplo, usamos los registros de:

• Los datos de otros censos y encuestas que se conservan en la Oficina del Censo de los EE. UU., incluyendo respuestas del Censo del 2010 y de la Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense.
• El IRS.
• La base de datos de inscripción de Medicare.
• El Servicio de Salud Indígena.
• El Servicio Postal de los EE. UU.
• La Administración del Seguro Social.

Usamos estas fuentes de datos existentes solo si estábamos seguros de que los datos reflejaban con precisión el número y las características de las personas que vivían en el hogar alrededor del 1 de abril de 2020. En la mayoría de los casos, esto significa que teníamos varias fuentes para un hogar que corroboraban la información.

De lo contrario, continuábamos con las visitas al hogar y, de ser necesario, tratábamos de obtener información sobre la dirección con un vecino.

Mientras que nuestra operación de NRFU se acercaba a su fin en un área, todavía faltaban respuestas en algunas direcciones, a pesar de los diversos posibles intentos de obtener una respuesta del hogar o de un vecino. Fue en ese momento cuando volvimos a revisar los registros administrativos para completar la información que faltaba.

Como describí anteriormente, requerimos los niveles más altos de seguridad en los registros administrativos que usamos después de la primera visita porque todavía teníamos muchas oportunidades de contactar al hogar para una entrevista. Hacia el final de la recopilación de datos, los registros todavía deben ser confiables.

Según nuestra investigación, los registros administrativos disponibles en este momento probablemente serán más confiables y completos que simplemente un conteo de la población proveniente de un vecino. Por ejemplo, las respuestas a censos anteriores o los registros administrativos también podrían proporcionarnos la raza, el origen hispano, la edad, el sexo y otras características.

Si teníamos información confiable de los registros administrativos para un hogar en este momento de la operación, usamos los registros para enumerar el hogar y cerrar el caso. Esto les permitió a los censistas centrarse en el último esfuerzo para obtener la información de todos los hogares restantes.

Después de que la recopilación de datos terminó en octubre, reportamos las tasas preliminares sobre nuestro uso de los registros administrativos. Las estimaciones preliminares indican que usamos los registros administrativos para enumerar:

• Aproximadamente el 5.6 % de las direcciones en todo el país.
• Alrededor del 13.9 % de la carga de trabajo total de nuestra operación de NRFU. Esta tasa fue considerablemente más baja que el máximo que esperábamos poder usar. En relación con el Censo del 2020, calculamos que podíamos usar los registros administrativos para hasta el 22.5 % de los casos si la primera visita no era una enumeración exitosa o si no recibíamos una autorrespuesta. La tasa más baja refleja el éxito de los censistas en resolver el estatus del hogar en la primera visita y algunos hogares que respondieron por su cuenta durante NRFU.
• Alrededor del 20.4 % de los hogares ocupados en NRFU. Los hogares ocupados que se resolvieron a través de los registros administrativos fueron alrededor del 10.4 % de la carga de trabajo total de NRFU, que fue menor que el 12.9 % que calculamos que usaríamos antes del censo.

Esperamos que estas tasas cambien porque resolvimos los casos y eliminamos las respuestas duplicadas durante el procesamiento de datos (solo en inglés). Proporcionaremos las tasas actualizadas y los detalles para cada uno de los 50 estados y el Distrito de Columbia en abril junto con una variedad de métricas operacionales (solo en inglés) del Censo del 2020.

Debido a que esta fue la primera vez que usamos los registros administrativos de esta manera, no tenemos métricas similares de censos anteriores.

Desarrollamos nuestro plan para usar registros administrativos en el Censo del 2020 después de años de pruebas, del 2013 al 2018. Estábamos listos para implementar ese plan, pero la pandemia del COVID-19 requirió algunos ajustes.

Para ayudarnos a lograr el censo de la mejor calidad, modificamos nuestros procedimientos en tres áreas:

• Nos adaptamos a un retraso en la recepción de la información de las declaraciones de impuestos del 2019.
• Usamos los registros administrativos de una sola fuente cuando todavía nos faltaba un conteo de la población.
• Usamos los registros administrativos más ampliamente cuando no se pudieron hacer visitas adicionales en ciertas áreas dañadas por el huracán en Luisiana.

Explicaré más sobre cada uno de estos puntos a continuación.

El IRS decidió retrasar la fecha límite para presentar las declaraciones de impuestos sobre los ingresos del 2019 debido a la pandemia del COVID-19, del 15 de abril de 2020 al 15 de julio de 2020. Estos registros son una de nuestras fuentes principales de registros administrativos.

El retraso en la fecha límite significó que la mayor parte de las declaraciones de impuestos no estarían disponibles para que las usáramos tan pronto como lo habíamos planificado (para el inicio de nuestra operación de NRFU en mayo del 2020).

Sin embargo, la pandemia también retrasó el inicio de nuestra operación de NRFU. Además, según lo planeado, el IRS nos enviaba la información cada mes a medida que los hogares presentaban sus declaraciones antes de la fecha límite. Entre estas dos cosas, pudimos adaptar nuestro plan, incluyendo:

• Actualizar nuestra lista de direcciones desocupadas — Según lo planeado, usamos los registros administrativos para eliminar las direcciones desocupadas de la carga de trabajo de NRFU después de que un censista hiciera al menos una visita. Esto les permitió a los censistas centrarse en el seguimiento de las direcciones que estaban ocupadas. Si el IRS recibía una declaración de impuestos de una dirección que habíamos considerado desocupada, esta nueva información podía habernos hecho sentir menos seguros (en términos de probabilidades estadísticas) de que la dirección estuviera desocupada. Cuando la nueva información cambiaba nuestra seguridad, agregábamos la dirección nuevamente a la carga de trabajo para que un censista hiciera una visita.
• Agregar a los listados de hogares — A principios del 2020, el IRS nos envió la información de las personas que recibieron salarios en el 2019. A medida que el IRS enviaba las actualizaciones mensuales, actualizábamos el listado de quién vivía en una dirección con las otras personas incluidas en la lista en la declaración de impuestos de la dirección, tales como cónyuges y otros dependientes.

Al principio, donde usamos los registros administrativos para enumerar un hogar, nos aseguramos de que varias fuentes de datos corroboraran la información.

Sin embargo, hacia el final del periodo de la recopilación de datos, si aún nos faltaba un conteo de la población para una dirección, pero había un conteo disponible de un registro administrativo de una sola fuente, optábamos por usar ese conteo de la población.

Por ejemplo, incluso si solo una fuente, tal como una declaración de impuestos del IRS, indicaba que la familia vivía en una dirección, considerábamos que el conteo de la población proveniente del registro proporcionaba un conteo más confiable para la dirección que dejar el conteo en blanco e imputarlo más tarde. (La imputación es una técnica estadística que completa la información que falta con otra información disponible. Hablaremos más sobre eso en el próximo blog.)

Habíamos planeado usar los registros administrativos para contar a las personas solo después de que los censistas hicieran visitas un número específico de veces. Sin embargo, después de que los huracanes impidieran que los censistas realizaran el número completo de visitas a algunos hogares en partes de Luisiana, usamos los registros disponibles para completar el conteo en esas áreas.

Muchas áreas en las parroquias de Allen, Beauregard, Calcasieu y Jefferson Davis estuvieron restringidas debido a los daños de los huracanes Laura y Delta. En los lugares donde  tuvimos acceso limitado, una parte importante de la población no había regresado a sus hogares para el momento en que finalizamos nuestra operación de NRFU.

Debido a que no fue posible realizar visitas adicionales, usamos los registros administrativos disponibles para enumerar casos como ocupados.

Esperamos que usar registros administrativos de alta calidad donde estaban disponibles haya proporcionado un conteo más preciso de esos hogares que si los hubiéramos dejado en blanco. Durante el procesamiento de datos, hubiéramos tenido que imputar su estatus y los conteos de la población de cada uno si hubiesen estado ocupados.

Si bien la imputación es una técnica estadística ampliamente aceptada, nuestra preferencia es usar la información del hogar siempre que sea posible, y los registros administrativos nos dan la información del hogar.

Usar los registros administrativos para enumerar los hogares fue un cambio para el Censo del 2020 que ayudó a hacer que el censo fuera más eficiente y completo. Al usar registros administrativos de alta calidad para contar a los hogares que no respondieron, pudimos centrarnos en el seguimiento de los hogares que eran más difíciles de contar (y los más difíciles de encontrar en los registros).

Lo que es más importante, creemos que usar registros administrativos también ayudó a mejorar la precisión del censo porque nos permitió contar a las personas que de otra manera podrían no haber sido contadas.